Seller Portal

Das Seller Portal ist ein privater Arbeitsbereich für Sie und den Verkäufer. Es liegt im Auftrag neben Ihren regulären Case Rooms, aber nur der Verkäufer kann es sehen. Sie verwenden es, um:

• die Dokumente, die Sie brauchen, beim Verkäufer anzufordern und einzusammeln,
• Fortschritts-Reports mit dem Verkäufer zu teilen, während sich der Auftrag entwickelt,
• direkt in Propstreet mit dem Verkäufer zu chatten, statt den Faden auf E-Mail und SMS zu verteilen.

Der Verkäufer sieht nie Ihre Prospect-Liste, die Investoren, die Sie kontaktiert haben, die Gebote, die Sie erhalten haben, oder irgendwelche Ihrer internen Notizen. Er sieht nur das, was Sie ins Seller Portal stellen.

Jeder Auftrag kann ein Seller Portal haben. Sie können mehrere Verkäufer einladen, um den Zugriff zu teilen — typischerweise zwei Miteigentümer oder einen Eigentümer und einen Vertreter — und Sie können den Zugriff jederzeit entziehen.

Öffnen Sie den Auftrag und klicken Sie auf den Tab „Verkäufer". Bei einem neuen Auftrag ist der Tab leer und zeigt: „Schluss mit dem E-Mail-Hinterherlaufen — Laden Sie den Verkäufer in ein privates Seller Portal ein, um Dokumente zu sammeln, Reports zu teilen und ihn auf dem Laufenden zu halten, während Prospects reagieren. Klicken Sie auf 'Add seller', um zu beginnen."

Klicken Sie auf „Add seller". Eine Kontaktauswahl öffnet sich; wählen Sie einen bestehenden Kontakt oder legen Sie mit der E-Mail-Adresse des Verkäufers einen neuen an. Der Verkäufer braucht noch kein Propstreet-Konto — Propstreet legt eins für ihn an, sobald er die Einladung annimmt.

Hat der Auftrag noch kein Seller Portal, fordert Sie der Tab „Verkäufer" auf, eines anzulegen. Klicken Sie auf „New Seller Portal" und bestätigen Sie den Raumtyp — der Dialog erklärt: „Wählen Sie den Raumtyp. Verwenden Sie einen Case Room für Prospects und ein Seller Portal für die private Zusammenarbeit mit dem Verkäufer."

Der Raum wird mit einem Layout angelegt, das der Verkäufer sofort nutzen kann: ein Bereich für angeforderte Dokumente, eine Ordnerstruktur für Dateien, ein Abschnitt für geteilte Reports und ein Chat mit Ihnen. Sie können später weitere Abschnitte hinzufügen, falls der Auftrag das verlangt.

Zurück im Tab „Verkäufer" klicken Sie in der Zeile des Verkäufers auf „Invite to Seller Portal". Ein Dialog „Send invitations" erscheint, vorausgefüllt mit der Nachricht „Sie wurden in den Arbeitsbereich für [Auftragsname] eingeladen".

Der Verkäufer erhält eine E-Mail mit einem signierten Link. Beim Klick wird er direkt in Propstreet eingeloggt — er wählt kein Passwort. Der Verkäufer landet auf dem soeben angelegten Seller Portal.

Wurde die Einladung noch nicht angenommen, zeigt der Tab „Verkäufer" den Status „Pending". Sie können die Einladung aus derselben Zeile erneut versenden.

Klicken Sie im Abschnitt „Dateien" des Seller Portals auf „Request document". Ein Modal mit drei Feldern öffnet sich:

• Document name — Pflichtfeld, bis zu 200 Zeichen. Beispiele: Energieausweis, Mieterliste, Grundbuchauszug, Grundrisse.
• Instructions (optional) — bis zu 2.000 Zeichen. Damit teilen Sie dem Verkäufer mit, welche Version oder welches Dateiformat Sie genau brauchen. Der Hilfetext lautet: „Optional notes for the seller — e.g. which version or file format you need."
• Required from seller — eine Checkbox, standardmäßig aktiviert. Aktiviert markiert das Dokument als zwingend in der Liste des Verkäufers; deaktiviert erscheint es als „nice-to-have".

Speichern Sie, und die Anforderung erscheint in der Karte „Requested documents". Jede Anforderung hat einen Status:

Sie können den Titel einer Anforderung oder ihren Pflicht-Status jederzeit über das Zeilenmenü ändern. Das Löschen einer Anforderung entfernt die Verknüpfung zur hochgeladenen Datei, löscht die Datei selbst aber nicht — sie bleibt im Ordner liegen.

Die Sicht des Verkäufers ist eine einfachere Variante der Maklersicht. Von oben nach unten:

• Eine Makler-Identitätsleiste mit dem Logo und Namen Ihres Unternehmens, damit der Verkäufer weiß, wessen Arbeitsbereich das ist.
• Eine Next-Step-Pille — eine einzelne, prominente Aufforderung, die dem Verkäufer das eine Ding nennt, das er als Nächstes tun sollte. Steht noch ein Pflichtdokument aus, lautet die Pille „Next step: upload [Dokumentname]" mit einer Schaltfläche „Upload now". Liegen stattdessen ungelesene Chat-Nachrichten vor, lautet sie „You have N unread messages" mit einer Schaltfläche „Open chat". Die Pille blendet sich aus, wenn es nichts zu tun gibt, sodass der Verkäufer am leeren Zustand erkennt, dass der Arbeitsbereich auf dem aktuellen Stand ist.
• Eine Karte „Requested documents" mit jeder Anforderung: Titel, Ihre optionalen Anweisungen, eine Status-Pille (Requested / Under review / Approved / Needs changes) und eine Schaltfläche „Upload" oder „Replace file".
• Eine Karte „Shared reports", die jeden veröffentlichten Report zeigt, neueste zuerst.
• Einen Chat mit Ihnen (dem Makler), erreichbar über das Seitenpanel.
• Alle Abschnitte, die Sie dem Seller Portal hinzugefügt haben — Bilder, Kennzahlen, eine Karte, eine Zusammenfassung, Dateien und alle weiteren Blöcke, die Sie auf der Seite angeordnet haben. Der Verkäufer sieht genau das, was Sie dort platziert haben, in der Reihenfolge, in der Sie es angeordnet haben.

Der Verkäufer kann weder Ihren Tab „Prospects" noch Ihren Posteingang, Ihre anderen Aufträge oder irgendetwas sehen, das Sie nicht ausdrücklich ins Seller Portal gestellt haben. Er sieht auch keine anderen Verkäufer — wenn Sie einen zweiten Verkäufer einladen, sehen beide denselben gemeinsamen Arbeitsbereich, aber keiner sieht Ihre privaten Notizen an anderen Stellen des Auftrags.

Wenn der Verkäufer eine Datei zu einer Anforderung hochlädt, wechselt der Status der Anforderung auf „Under review", und die Datei erscheint in der Zeile. Auf Ihrer Seite des Portals:

• „Approve" markiert die Anforderung als „Approved". Der Verkäufer sieht ein grünes Häkchen.
• „Request changes…" öffnet einen kleinen Dialog, in dem Sie optional einen Kommentar hinterlassen können — zum Beispiel „Falscher Zeitraum — wir brauchen Q1 2026, nicht Q1 2025". Der Status wechselt auf „Needs changes", und der Verkäufer sieht Ihren Kommentar zusammen mit einer Schaltfläche „Upload", um es erneut zu versuchen.
• „Replace file" erlaubt es dem Verkäufer, eine neuere Version einer hochgeladenen Datei einzuwechseln, bevor Sie sie genehmigt haben.

Es gibt keine Aktion „Reopen": Sobald eine Anforderung „Approved" ist, bleibt sie genehmigt. Wenn Sie ein Dokument erneut einsammeln müssen, legen Sie eine neue Anforderung an.

Reports, die Ihr Agent erzeugt — Marktzusammenfassungen, Prospect-Fortschritt, Bieterrunden — sind normalerweise privat. Um einen Report mit dem Verkäufer zu teilen, öffnen Sie ihn aus dem Reports-Panel des Agents und wählen Sie „Publish to Seller Portal". Der Report erscheint sofort in der Karte „Shared reports" des Verkäufers, und der Verkäufer wird benachrichtigt.

Reports sind auf Verkäuferseite schreibgeschützt. Der Verkäufer kann sie lesen und im Chat Rückfragen stellen, kann sie aber nicht bearbeiten, kommentieren oder löschen.

Das Seller Portal beruht auf einer strikten Allow-List — der Verkäufer sieht nur das, was Sie aktiv teilen. Insbesondere sieht der Verkäufer nie:

• Die Prospect-Liste oder eine Investoren-Identität, einen Gebotsbetrag oder Status.
• Andere Case Rooms des Auftrags.
• Ihren Posteingang oder einen E-Mail-Verlauf mit Prospects.
• Ihre internen Notizen oder privaten Memos.
• Aktivitäten Ihrer Kolleginnen und Kollegen, sofern Sie sie nicht veröffentlicht haben.

Umgekehrt sehen Prospects das Seller Portal nie. Die beiden Seiten eines Deals leben bewusst in getrennten Räumen.