Einen Auftrag im Team aufteilen

Jeder Auftrag hat einen verantwortlichen Makler — die Person, deren Name in der Owner-Spalte der Auftragsliste steht und die die Benachrichtigungen zum Auftrag bekommt. Daran hat sich nichts geändert.

Neu ist, dass jeder Prospect auf einem Auftrag jetzt einen eigenen verantwortlichen Makler haben kann, unabhängig vom Auftrag. Auf einem einzigen Auftrag mit zwanzig Prospects können Sie sich also selbst als Auftrags-Owner behalten, fünf der größeren Namen Ihrer Partnerin geben, drei der internationalen Namen Ihrem Associate zuweisen und den Rest ohne Zuweisung lassen. Die Owner-Spalte auf der Prospect-Liste zeigt, wer welchen hat, und über das Filter-Dropdown sehen Sie nur Ihre eigenen, ohne den Rest des Teams herauszufiltern.

Öffnen Sie einen beliebigen Auftrag aus der Auftragsliste. Das Drei-Punkte-Menü oben rechts in der Zeile öffnet sich mit einem Eintrag Verantwortlichen ändern… ganz unten — klicken Sie ihn an, und neben dem Menü erscheint eine kleine, durchsuchbare Liste Ihres Teams. Tippen Sie ein paar Buchstaben des Kollegennamens, drücken Sie Enter, fertig. Die Änderung wird sofort gespeichert, und die Auftragsliste aktualisiert sich ohne Neuladen.

Dasselbe Steuerelement gibt es auch auf der Auftrags-Detailseite. Öffnen Sie den Auftrag, klicken Sie im Header auf das Drei-Punkte-Menü neben dem Glocken-Symbol, wählen Sie Verantwortlichen ändern…, und es erscheint derselbe Picker. Beide Stellen funktionieren; nehmen Sie die, die gerade vor Ihnen ist.

Ein paar Dinge zum Picker:

• Im Picker erscheinen nur Teammitglieder Ihrer Billing-Gruppe. Eingeladene, aber noch nicht verifizierte Nutzer werden herausgefiltert — Sie können niemandem Arbeit zuweisen, der das Onboarding nicht abgeschlossen hat.
• Der Picker ist alphabetisch und zeigt ein Häkchen neben dem aktuellen Owner des Auftrags, damit Sie nicht versehentlich neu zuweisen.
• Drücken Sie Enter auf einem einzelnen Ergebnis, um es ohne Maus auszuwählen. Engt Ihr Filter die Liste auf einen Namen ein, wählt Enter ihn aus.
• Drücken Sie Esc, um ohne Änderung wieder herauszukommen; das Drei-Punkte-Menü schließt sich gleich mit.

Öffnen Sie einen Auftrag und gehen Sie auf den Prospects-Tab. In jeder Zeile gibt es rechts ein Drei-Punkte-Menü mit dem Eintrag Verantwortlichen ändern… — derselbe durchsuchbare Picker wie beim Auftrag, aber mit einer zusätzlichen Option ganz unten: Auswahl löschen. Klicken Sie sie an, um den Prospect Nicht zugewiesen zu lassen (was der Standard ist).

Der Picker dockt am angeklickten Drei-Punkte-Button an, sodass er auf einem breiten Bildschirm links neben der Spalte aufgeht und die Seite nie zur Seite schiebt. Auf dem Smartphone fällt er auf ein zentriertes Dropdown zurück.

In der Praxis: Öffnen Sie den Auftrag, scrollen Sie zum Prospect (oder filtern Sie zuerst auf Nicht zugewiesen, um zu sehen, was noch zu vergeben ist), klicken Sie Drei-Punkte → Verantwortlichen ändern… → tippen Sie ein paar Buchstaben → Enter. Die Owner-Spalte aktualisiert sich sofort, und die Zuweisung bleibt auch nach Neuladen erhalten.

Es gibt zwei Stellen, an denen das Filtern nach Owner wichtig wird: die Prospect-Liste innerhalb eines Auftrags und die Auftragsliste über Ihre gesamte Pipeline. Sie funktionieren leicht unterschiedlich.

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Zwei Dinge zu den Zählungen:

• Die Zählungen werden über die gesamte Prospect-Liste vorberechnet, nicht über das gefilterte Teilergebnis. Wenn Sie also tag:logistics ankreuzen und dann auf den Verantwortlichen-Abschnitt schauen, geben die Zahlen weiterhin die teamweiten Summen auf diesem Auftrag wieder — nicht, wie viele Logistik-Prospects jeder besitzt. Das verhält sich genauso wie der bestehende Tag-Filter und der Netzwerk-Bereich.
• Der Nicht zugewiesen-Button erscheint nur, wenn mindestens ein Prospect ohne Owner ist. Hat jeder Prospect auf dem Auftrag bereits einen Owner, ist der Button ausgeblendet.

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Ein paar Muster, die wir die meisten Wochen sehen:

• Aufgeteilte Abdeckung auf einem großen Mandat. Sie betreuen eine Sale and leaseback für ein Logistikportfolio mit sechzig Prospects über drei Assetklassen. Die Logistik-Namen gehen an Ihren Industrie-Associate, die Office-Namen an Ihren Office-Partner, der Rest bleibt bei Ihnen. Jeder Makler filtert auf seinen eigenen Namen; Sie als Auftrags-Owner sehen weiterhin alles.
• Urlaubsvertretung. Zwei Wochen weg. Weisen Sie den Auftrags-Owner Ihrer Partnerin zu, damit sie die Benachrichtigungen bekommt und die Inbox bedient, aber lassen Sie die Pro-Prospect-Zuweisungen unverändert — wenn Sie zurückkommen, gehören die Namen, die Sie bearbeitet haben, weiterhin Ihnen.
• Übergabe ohne Verlust der Historie. Eine Neuzuweisung löscht nichts. Jede Klassifikation, jede Notiz, jede Nachricht bleibt am Prospect — nur der verantwortliche Makler wechselt. Das Activity-Log zeigt die Aktionen des vorherigen Owners an Ort und Stelle.
• Solo-Maklerbüros. Sie sehen die Verantwortlichen ändern…-Einträge erst, wenn Sie zu zweit oder mehr sind. Beim Wachsen gibt es nichts zu konfigurieren — laden Sie eine Kollegin in Ihre Billing-Gruppe ein, und die Menüpunkte erscheinen.

Zwei Fragen, die sich vorab zu beantworten lohnen:

• „Wenn ich einen Prospect meiner Kollegin zuweise, bekomme ich dann keine Benachrichtigungen mehr für ihn?" — Nein. Benachrichtigungen folgen dem Auftrag (der Auftrags-Owner bekommt sie, plus jeder, der sich über das Glocken-Symbol auf der Auftragszeile dazugeschaltet hat). Der Prospect-Owner ist ein Abdeckungs-Signal, kein Benachrichtigungsfilter. Wenn Ihre Kollegin die Benachrichtigungen ebenfalls braucht, können beide über die Glocke in der Zeile aktivieren.
• „Sieht der Investor, wer sein zugewiesener Makler ist?" — Nein. Das Owner-Feld ist intern — es steuert, was Sie auf Ihrer Prospect-Liste sehen, nicht was der Investor in seiner Inbox oder im Case Room sieht. Der Maklername, den der Investor sieht, ist der Makler, mit dem er tatsächlich korrespondiert. Interne Abdeckung dringt nicht nach außen.

Fünf Grenzen:

• Der Owner muss in derselben Billing-Gruppe wie der Auftrag sein. Wenn Sie Mitglied zweier Billing-Gruppen sind, können Sie einen Auftrag in der einen Gruppe nicht einer Kollegin zuweisen, die nur in der anderen ist. Der Picker zeigt nur Personen aus der Billing-Gruppe des Auftrags.
• Eingeladene Nutzer erscheinen nicht im Picker. Eine Kollegin, die eingeladen wurde, aber das Sign-up noch nicht abgeschlossen hat, wird ausgeblendet. Sie erscheint automatisch, sobald sie verifiziert ist.
• Der Auftrags-Owner ist Pflicht; der Prospect-Owner ist optional. Im Picker eines Auftrags gibt es kein Auswahl löschen, im Picker eines Prospects schon.
• Der Owner ändert keine Zugriffsrechte. Sich selbst als Owner eines Prospects zu setzen, gibt Ihnen keinen Zugriff, den Sie nicht ohnehin schon hatten. Jeder in der Billing-Gruppe kann den Auftrag sehen und bearbeiten; das Owner-Feld ist für Routing und Reporting da, nicht zum Sperren.
• Noch keine Massen-Neuzuweisung. Sie können Prospects in der Liste per Mehrfachauswahl sammelklassifizieren oder sammelweise anschreiben, aber das Owner-Feld in der Massenbearbeitung zu ändern ist nicht verdrahtet — Sie wechseln den Owner zeilenweise.